Besloten is om geen echte Stichting met statuten op te richten, maar de genomen besluiten te bundelen in een besluitenlijst.
Besluitenlijst versie 2023 (pdf-versie, 17 kB)
Besluitenlijst versie 2022 (pdf-versie, 17 kB)
Naam en doelstelling
1. De vriendenclub draagt de naam: Stichting Braeck.
2. Stichting Braeck heeft tot doel: het samenbrengen van geselecteerde (oud)-VH-leden om de sfeer van vroeger nog eens te kunnen proeven.
3. Nieuwe bestuursleden kunnen te allen tijde worden voorgedragen. Zij hoeven geen banden te hebben met de Vliegende Hollandergroep, maar zij moeten wel passen bij de gezellige sfeer van de thans aanwezige bestuursleden.
4. Er zal geen ‘echte’ stichting worden opgericht, met statuten en huishoudelijk reglement. De genomen besluiten zullen echter worden gebundeld in een besluitenlijst.
Dagelijks Bestuur (DB)
5. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De DB-leden worden benoemd voor een periode van twee jaar. Herbenoeming is mogelijk voor meerdere periodes van twee jaar.
6. De taak van het Dagelijks Bestuur is:
voorzitter: het leiden van de vergaderingen
secretaris: het verzorgen van uitnodigingen, notulen e.d.
penningmeester: het innen van de jaarlijkse contributie en het beheer van de stichtingskas
De DB-leden dragen er tevens zorg voor dat de geplande activiteiten doorgang vinden.
Financiën
7. De jaarcontributie bedraagt € 25,00. De contributie dient elk jaar voor 1 februari betaald te zijn. De boete voor te late betaling van deze contributie bedraagt € 5,00. Het niet voldoen van contributie of boete schort de toezending van post op tot moment van betaling.
8. Het boekjaar vangt aan op 1 april en eindigt op 31 maart.
Bestuursvergaderingen
9. De stichting zal één maal per jaar, tijdens het voorjaarsweekend, vergaderen.
10. Uitsluitend die bestuursleden die hun contributie (en een eventuele boete voor te late betaling) hebben voldaan, hebben stemrecht. Stemmen per volmacht is niet toegestaan.
11. De voorzitter geeft, in samenwerking met de secretaris, belangrijke data direct na een bestuursvergadering door aan de bestuursleden die op die vergadering niet aanwezig waren.
Stemprocedure
12a. Er dient schriftelijk te worden gestemd wanneer de stemming over een bestuursfunctie handelt.
12b. Een voorstel is aangenomen bij een meerderheid der uitgebrachte stemmen. Blanco en foutief uitgebrachte stemmen en onthoudingen worden als niet uitgebracht beschouwd. Bij het staken der stemmen wordt eenmaal overgestemd. Wanneer een tweede maal de stemmen staken is het voorstel afgewezen.
12c. Wanneer niemand voor een bepaalde functie in het DB wordt gekozen, nemen de overige leden de functie waar. Wanneer allen van een commissie of het DB worden afgewezen, wordt de anderen gevraagd zich beschikbaar te stellen, opdat de stemming zich herhaalt. Wanneer niemand gekozen wordt, wordt het oude DB of commissie demissionair.
12d. Wanneer er meerdere gegadigden zijn voor één en dezelfde functie, wordt er gestemd volgens een afvalrace: in iedere ronde valt de kandidaat met de minste stemmen af. Bij gelijk aantal stemmen onder degenen met de minste stemmen wordt er opnieuw gestemd. Valt er ook dan geen beslissing, dan wordt er geloot onder degenen met de minste stemmen. Zodra er één persoon over is, begint de normale procedure, waarin een meerderheid der uitgebrachte stemmen vereist is. Wanneer tijdens de rondes een kandidaat reeds een meerderheid der stemmen behaalt, is deze direct gekozen.
12e. Voor een functie mogen twee personen zich als duo aanbieden. In hun functie gelden ze als één persoon.
13a. Een voorstel tot het voordragen dan wel royeren van een bestuurslid dient gesteund te worden door tweederde (2/3) van alle uitgebrachte stemmen, waarbij ook afwezige contributie betalende leden een stem hebben. Stemming geschiedt (zo mogelijk) schriftelijk. Niet-aanwezige bestuursleden worden (zo dit invloed kan hebben op de uitslag) telefonisch benaderd door de voorzitter. Blanco stemmen, foutief uitgebrachte stemmen en (uitdrukkelijke) onthoudingen gelden als niet uitgebracht. Er dienen dus minimaal tweemaal zoveel voor- als tegenstemmen te zijn voor acceptatie of het royeren van een bestuurslid.
13b. Een bestuurslid dat geen lid meer wil zijn, heeft de mogelijkheid om het lidmaatschap op te zeggen. Dit dient te worden doorgegeven aan de secretaris en/of voorzitter.
13c. Wanneer een bestuurslid vanaf 1 januari 2012, 3 jaar geen contributie heeft betaald, is deze uitgeschreven als bestuurslid.
14. Een nieuw gekozen bestuurslid krijgt tot een maand na dagtekening van de uitnodiging de tijd om te reageren of hij wel of niet wil toetreden tot onze stichting, door middel van het voldoen van de jaarcontributie.
Braeckweekenden
15. De organisatoren van een Braeckweekend moeten een totaalpakket aanbieden. Dat pakket houdt ondermeer in: accommodatie, programma, boodschappen, vervoer en uitnodiging.
15a. De organisatoren stellen een begroting op, overhandigen die bij aanvang van het weekend aan de penningmeester, bewaken de uitgaven en sturen zonodig bij. In hun uitnodiging vermelden de organisatoren het bedrag dat elke deelnemer bij aanvang van het weekend aan de penningmeester moet betalen. De kosten blijven in principe onder de € 200,00 per persoon.
16. Het bestuurslid dat aangeeft mee te gaan op een Braeckweekend, verplicht zich daarmee zijn aandeel te betalen in de daadwerkelijk gemaakte kosten van de activiteiten en accommodatie.
17. Binnen in een accommodatie (huisje) wordt niet gerookt. De organisatoren van het Braeckweekend bepalen of er tijdens het weekend aan geocaching gedaan kan worden.
18. De kilometerprijs van (gecarpoolde) autoritten tijdens Braeckweekenden is € 0,15, ongeacht de werkelijke kosten. Het Braeckweekend begint bij aankomst bij de accommodatie (of eventueel de eerste activiteit wanneer dit eerder plaatsvindt) en eindigt bij vertrek vanuit de accommodatie (of eventueel de laatste activiteit wanneer dit later plaatsvindt). Woon-weekendverkeer wordt onderling verrekend.
19. Na afloop van elk Braeckweekend kan een oorkonde worden uitgereikt aan degene(n) die dat weekend voor het gedenkwaardigste moment heeft (hebben) gezorgd. Kandidaten voor het Braeckmoment kunnen het hele weekend worden voorgedragen (genomineerd). Het Dagelijks Bestuur bepaalt de winnaar en maakt deze bekend bij de traditionele afsluiting van het weekend.
20. Met betrekking tot corona geldt het volgende: wij organiseren alleen activiteiten in lijn met de geldende overheidsrichtlijnen. Aangezien wij willen dat iedereen kan deelnemen aan alle activiteiten, dus ook de spontane, gelden de overheidsrichtlijnen gedurende het hele weekend.
Braecknieuwjaarsbijeenkomst
21. De organisator van de Braecknieuwjaarsbijeenkomst bepaalt wie er naast alle bestuursleden nog meer worden uitgenodigd.